Bloque 3 — Política de Privacidad · Seto Copilot

Responsable del tratamiento: Paul Francisco López, actuando bajo el nombre comercial "Seto Systems" ("Seto Copilot", "la Plataforma", "nosotros"). RUC: 1723523682001 · Domicilio: Quito, Ecuador. Contacto / ejercicio de derechos: [email protected] · Versión: 1.0 · Vigencia desde: 10 de julio de 2026.

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1. Objeto y alcance

1.1. Esta Política de Privacidad explica cómo Seto Copilot recopila, usa, comparte y protege los datos personales de los usuarios de la Plataforma, en cumplimiento de la LOPDP, su Reglamento y demás normativa ecuatoriana aplicable.

1.2. Al usar el Servicio, usted declara haber leído y comprendido esta Política. Forma parte integrante de los Términos y Condiciones y del Contrato de Servicio.

2. Roles: responsable y encargado

2.1. Datos de la Cuenta. Respecto de los datos de registro, facturación y uso de la Plataforma (nombre, correo, datos fiscales, actividad), el Proveedor actúa como responsable del tratamiento.

2.2. Contenido del Usuario. Respecto de los datos que usted procesa a través del Servicio y que residen en su propia instancia de Odoo (que pueden incluir datos personales de sus clientes, proveedores o empleados), usted es el responsable del tratamiento y el Proveedor actúa como encargado del tratamiento, procesándolos únicamente conforme a sus instrucciones y para prestar el Servicio.

3. Datos personales que tratamos

Tratamos las siguientes categorías de datos:

• Datos de identificación y contacto: nombre completo, correo electrónico, puesto o cargo, empresa.
• Datos de acceso: contraseña (almacenada de forma cifrada mediante hash, nunca en texto plano), tokens de sesión.
• Datos de facturación: RUC o cédula, razón social, dirección, y los datos que gestiona la pasarela de pago (no almacenamos números completos de tarjeta).
• Credenciales técnicas: URL, base de datos y clave API de Odoo, almacenadas cifradas en reposo (Fernet/AES).
• Datos técnicos y de uso: dirección IP, tipo de navegador (user-agent), fecha y hora de acceso, registros de las operaciones ejecutadas por la IA (qué herramienta, sobre qué módulo, resultado).
• Registro de aceptación legal: versión de los documentos aceptados, huella (hash), IP y user-agent al momento de aceptar.

No recopilamos categorías especiales de datos (salud, origen étnico, etc.) de forma deliberada; usted se obliga a no introducir tales datos sin base de licitud válida.

4. Finalidades y base de licitud

Tratamos sus datos para las siguientes finalidades, con la base de licitud indicada:

• Prestar y operar el Servicio (conectar su Odoo con asistentes de IA) — ejecución del contrato.
• Gestionar su cuenta, autenticación y soporte — ejecución del contrato.
• Facturación y cobro — ejecución del contrato y obligación legal (normativa del SRI).
• Seguridad, prevención de fraude y registro de operaciones — interés legítimo y obligación legal.
• Cumplir requerimientos de autoridad competente — obligación legal.
• Comunicaciones sobre el Servicio (avisos operativos, cambios) — ejecución del contrato. Las comunicaciones comerciales se enviarán solo con su consentimiento, revocable en cualquier momento.

5. Encargados y sub-encargados

5.1. Para prestar el Servicio nos apoyamos en proveedores tecnológicos que actúan como encargados o sub-encargados, obligados a niveles de protección equivalentes:

• Infraestructura y alojamiento en la nube (servidores donde se ejecuta la Plataforma y su base de datos).
• Pasarelas de pago: Payphone y PayPal.
• Proveedores de modelos de inteligencia artificial: Anthropic y OpenAI (procesan las instrucciones en lenguaje natural para operar sobre su Odoo).

5.2. No vendemos ni cedemos sus datos personales a terceros con fines comerciales.

6. Transferencias internacionales

Algunos de nuestros sub-encargados (proveedores de IA, alojamiento y pasarelas) pueden encontrarse fuera del Ecuador. Dichas transferencias se realizan al amparo de los mecanismos previstos en la LOPDP (garantías contractuales adecuadas). Al usar el Servicio, usted queda informado de estas transferencias.

7. Conservación

7.1. Conservamos los datos de la Cuenta mientras la relación contractual esté vigente. Tras la terminación, podremos eliminar los datos de la Cuenta transcurridos 90 días, salvo obligación legal de conservación (p. ej. respaldos contables/tributarios).

7.2. Los registros de aceptación legal y los comprobantes de facturación se conservan por los plazos que exige la ley.

7.3. El Contenido del Usuario reside en su propia instancia de Odoo, fuera de nuestro control; su conservación depende de usted.

8. Derechos de los titulares

8.1. Usted puede ejercer, de forma gratuita, sus derechos de acceso, rectificación, actualización, eliminación, oposición, portabilidad, y a no ser objeto de decisiones automatizadas con efectos jurídicos, así como a limitar el tratamiento y a revocar el consentimiento, conforme a la LOPDP.

8.2. Para ejercerlos, escriba a [email protected] indicando su nombre, el derecho que desea ejercer y una copia de su identificación. Responderemos en los plazos legales.

8.3. Si considera que sus derechos no fueron atendidos, puede presentar un reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales del Ecuador.

9. Medidas de seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables: cifrado en reposo de las claves de Odoo (Fernet/AES), transmisión cifrada (TLS), control de acceso basado en permisos, hash de contraseñas, registro de operaciones, y revocación instantánea de accesos. Ningún sistema es 100% infalible; nos comprometemos a gestionar y notificar las brechas conforme a la LOPDP.

10. Cookies y tecnologías similares

10.1. Utilizamos cookies estrictamente necesarias para la autenticación (cookie de sesión) y la seguridad (protección CSRF), y una cookie funcional para recordar su idioma, que se establece solo cuando usted elige el idioma. Estas cookies no requieren consentimiento adicional por ser esenciales o activadas por usted.

10.2. Nuestras páginas públicas pueden cargar recursos de terceros (tipografías y librerías de estilo), lo que implica transmitir su IP a dichos proveedores. No utilizamos cookies de publicidad ni de seguimiento de terceros.

11. Menores de edad

El Servicio está dirigido a empresas y profesionales mayores de edad. No recopilamos conscientemente datos de menores de edad.

12. Cambios a esta Política

Podremos actualizar esta Política. Los cambios se publicarán en https://app.setosystems.tech/legal indicando la fecha de vigencia. Cuando el cambio sea sustancial, se lo notificaremos por correo o dentro de la Plataforma con antelación razonable.

13. Contacto

Para cualquier consulta sobre esta Política o sobre el tratamiento de sus datos personales, escríbanos a [email protected].